Công ty lần đầu chuyển hàng đi Lào cần giấy tờ gì???

Việt Nam và Lào là hai quốc gia láng giềng có đường biên giới dài hơn 2.300 km với nhiều cửa khẩu quốc tế quan trọng như: Lao Bảo – Savannakhet, Cầu Treo – Bôlykhămxay, Nậm Cắn – Xiêng Khoảng, Cha Lo – Khăm Muộn. Nhờ vị trí thuận lợi và quan hệ hữu nghị truyền thống, hoạt động thương mại song phương Việt – Lào ngày càng phát triển mạnh mẽ.
Tuy nhiên, với những công ty lần đầu tiên chuyển hàng đi Lào, việc chưa nắm rõ thủ tục hải quan và giấy tờ cần thiết dễ khiến doanh nghiệp bối rối, mất thời gian, thậm chí phát sinh rủi ro về pháp lý.
Vậy, công ty lần đầu xuất khẩu hàng đi Lào cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Có sự khác biệt giữa hàng chính ngạch và hàng tiểu ngạch ra sao? Và nếu doanh nghiệp chưa có công ty nhập khẩu bên Lào thì phải làm thế nào? Hãy cùng Vận tải Quốc tế Thành Vinh phân tích chi tiết trong bài viết này.
1. Tại sao phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi gửi hàng đi Lào?
Lào là thị trường gần gũi, thủ tục nhìn qua tưởng chừng đơn giản. Nhưng trên thực tế, dù là hàng chính ngạch hay tiểu ngạch, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu để thông quan hợp pháp.
Nếu giấy tờ thiếu hoặc sai sót, doanh nghiệp có thể gặp phải:
 Hàng bị kẹt tại cửa khẩu, gây chậm tiến độ giao cho đối tác.
 Phát sinh chi phí lưu bãi, lưu xe ngoài kế hoạch.
 Bị xử phạt hành chính hoặc từ chối nhập khẩu.
Mất uy tín với đối tác Lào, ảnh hưởng đến quan hệ lâu dài.
Đặc biệt, khi công ty xuất khẩu lần đầu, việc chuẩn bị giấy tờ chuẩn xác là yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín trong thương mại quốc tế. 2. Giấy tờ bắt buộc khi xuất khẩu chính ngạch sang Lào
Xuất khẩu chính ngạch được hiểu là vận chuyển hàng hóa qua các cửa khẩu quốc tế, có tờ khai hải quan và đầy đủ chứng từ. Đây là hình thức an toàn, ổn định, giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan theo Hiệp định thương mại Việt Nam – Lào.
2.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Ghi nhận toàn bộ thông tin về lô hàng: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá.
• Là cơ sở để hải quan Việt Nam và Lào xác định giá trị tính thuế.

2.2. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

• Thể hiện chi tiết cách thức đóng gói: số kiện, trọng lượng, kích thước.
• Giúp hải quan dễ dàng đối chiếu với thực tế kiểm tra.

2.3. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

• Văn bản ràng buộc giữa công ty xuất khẩu (tại Việt Nam) và công ty nhập khẩu (tại Lào).
• Ghi rõ điều khoản về: điều kiện giao hàng, thanh toán, trách nhiệm các bên.

2.4. Tờ khai hải quan xuất khẩu

• Doanh nghiệp khai trên hệ thống VNACCS/VCIS của hải quan Việt Nam.
• Là giấy tờ bắt buộc để thông quan.

2.5. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Form S hoặc D)

• Chứng minh hàng có nguồn gốc tại Việt Nam.
• Giúp doanh nghiệp Lào được miễn/giảm thuế nhập khẩu.

2.6. Vận đơn (Bill of Lading / Lorry Waybill)

• Áp dụng cho hàng container, xe tải hoặc đa phương thức.
• Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và thông tin vận chuyển.

2.7. Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng đặc thù)

• Một số mặt hàng như: dược phẩm, nông sản, hóa chất, thiết bị y tế… có thể cần giấy phép của Bộ Công Thương, Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp.

2.8. Bảo hiểm hàng hóa (Cargo Insurance)

• Không bắt buộc nhưng rất cần thiết với lô hàng giá trị cao.
• Giúp doanh nghiệp yên tâm khi vận chuyển đường dài.

3. Nếu công ty gửi hàng tiểu ngạch đi Lào thì cần giấy tờ gì?
Ngoài chính ngạch, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ thường chọn xuất khẩu tiểu ngạch. Đây là hình thức đơn giản hơn, thường đi qua các cửa khẩu phụ hoặc lối mở biên giới.
3.1. Giấy tờ cần chuẩn bị cho hàng tiểu ngạch

• CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người gửi hàng.
• Danh sách hàng hóa: loại hàng, số lượng, giá trị khai báo.
• Giấy kiểm dịch động/thực vật (nếu có nông sản, thực phẩm).
• Không cần hợp đồng ngoại thương hay C/O.

3.2. Ưu điểm

• Thủ tục nhanh gọn.
• Phù hợp với hàng nhỏ lẻ, giá trị thấp.

3.3. Hạn chế

• Không được hưởng ưu đãi thuế quan.
• Dễ bị ách tắc khi phía Lào siết chặt kiểm soát.
• Hạn chế về chủng loại và số lượng hàng hóa.

 Do đó, nếu công ty bạn có kế hoạch xuất khẩu thường xuyên, lâu dài, nên chọn chính ngạch để đảm bảo tính ổn định và bền vững.
4. Điều kiện pháp lý: Công ty xuất – nhập khẩu hoặc ủy thác xuất nhập khẩu
Đây là điểm mấu chốt mà nhiều công ty lần đầu xuất khẩu thường chưa nắm rõ.
4.1. Phải có công ty đứng đầu xuất – nhập khẩu

• Tại Việt Nam: cần một công ty có chức năng xuất khẩu để đứng tên làm hợp đồng, hóa đơn và tờ khai hải quan.
• Tại Lào: cần có công ty nhập khẩu hợp pháp để nhận hàng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế.

Nếu thiếu một trong hai bên, lô hàng sẽ không thể thông quan chính ngạch.
4.2. Trường hợp công ty chưa có chức năng xuất nhập khẩu
Giải pháp là sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu qua một đơn vị logistics chuyên nghiệp như Vận tải Quốc tế Thành Vinh.
Với hình thức này:

• Thành Vinh sẽ đại diện công ty bạn làm toàn bộ thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam.
• Liên kết với công ty nhập khẩu tại Lào để đảm bảo thông quan.
• Giúp doanh nghiệp mới không cần phải tự đứng tên pháp lý nhưng vẫn xuất khẩu chính ngạch thành công.

5. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp mới xuất khẩu đi Lào

• ✅ Xác định rõ hình thức: chính ngạch hay tiểu ngạch.
• ✅ Khai báo mã HS Code chính xác để tính đúng thuế.
• ✅ Kiểm tra quy định nhập khẩu của Lào với từng loại hàng.
• ✅ Chuẩn bị hồ sơ song ngữ (tiếng Việt – tiếng Anh) để thuận tiện giao dịch.
• ✅ Nên hợp tác với đơn vị vận tải uy tín có kinh nghiệm tuyến Việt Nam – Lào.

6. Vận tải Quốc tế Thành Vinh – Giải pháp trọn gói cho doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu sang Lào
Với kinh nghiệm chuyên tuyến Việt Nam – Lào – Campuchia – Thái Lan, Công ty TNHH MTV Vận tải Quốc tế Thành Vinh cam kết mang lại dịch vụ nhanh chóng – an toàn – tiết kiệm cho khách hàng.
Ưu thế nổi bật của Thành Vinh:

• Tư vấn chi tiết giấy tờ và thủ tục hải quan cho doanh nghiệp mới.
• Hỗ trợ ủy thác xuất nhập khẩu, lo toàn bộ hồ sơ pháp lý.
• Vận chuyển đa phương thức: đường bộ, đường biển, door-to-door.
• Đội ngũ am hiểu hải quan tại nhiều cửa khẩu quốc tế.
• Chi phí hợp lý, minh bạch, hỗ trợ 24/7.

 Hotline: 082.93.94.678
 Website: http://vanchuyenthanhvinh.com
 Địa chỉ: 116 Phù Đổng, Hòa Xuân, Cẩm Lệ, Đà Nẵng. 7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
❓ 1. Công ty chưa có đối tác nhập khẩu bên Lào có xuất khẩu được không?
Có. Doanh nghiệp có thể ủy thác qua công ty vận tải hoặc đối tác trung gian để lo thủ tục nhập khẩu bên Lào.
❓ 2. Hàng tiểu ngạch có cần C/O không?
 Không bắt buộc. Tuy nhiên, hàng chính ngạch cần C/O để được hưởng ưu đãi thuế.
❓ 3. Thời gian thông quan hàng đi Lào mất bao lâu?
 Trung bình từ 1 – 3 ngày tùy cửa khẩu và loại hình hàng hóa.
❓ 4. Có thể gửi hàng nhỏ lẻ (vài thùng, vài kiện) đi Lào không?
Hoàn toàn được. Thành Vinh nhận gom hàng lẻ, gửi theo xe tải hoặc container ghép.
❓ 5. Hàng hóa nào đi Lào cần giấy phép đặc biệt?
Các mặt hàng như dược phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, phân bón, máy móc, nông sản… thường phải có giấy phép từ cơ quan quản lý chuyên ngành. 8. Kết luận
Khi công ty lần đầu tiên chuyển hàng đi Lào, việc chuẩn bị giấy tờ đúng và đủ là yếu tố then chốt để hàng hóa được thông quan thuận lợi. Với xuất khẩu chính ngạch, bộ chứng từ gồm: hóa đơn thương mại, packing list, hợp đồng, C/O, tờ khai hải quan… Nếu chọn tiểu ngạch, thủ tục đơn giản hơn nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Đặc biệt, để xuất khẩu chính ngạch, bắt buộc phải có công ty đứng đầu xuất khẩu tại Việt Nam và nhập khẩu tại Lào, hoặc nhờ đơn vị ủy thác xuất nhập khẩu uy tín như Vận tải Quốc tế Thành Vinh.
 Lần đầu đi Lào, hãy để Thành Vinh đồng hành, đảm bảo hàng hóa của bạn đến nơi an toàn – thông quan nhanh chóng – tiết kiệm chi phí.